Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: Juni 2026

1. Geltungsbereich & Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Bereitstellung und Nutzung der Software-as-a-Service-Lösung „Schulhamsta“ (nachfolgend „Software“ oder „Leistungen“) zwischen der Hauser EdTech UG (haftungsbeschränkt) (nachfolgend „Anbieter“, „wir“ oder „uns“) und dem jeweiligen Kunden.

(2) Unsere Leistungen richten sich ausschließlich an juristische Personen des öffentlichen Rechts, öffentlich-rechtliche Sondervermögen (insbesondere Schulen, Schulträger und Schulbehörden) sowie an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausdrücklich ausgeschlossen.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat. Dieses Zustimmungserfordernis gilt in jedem Fall, beispielsweise auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis der AGB des Kunden mit der Leistungserbringung vorbehaltlos beginnt.

(4) Kein Vertragsschluss mit Endnutzern: Die Software dient dem Kunden zur digitalen Abwicklung seiner schulinternen Prozesse. Endnutzer der Software (z.B. Lehrkräfte, Schulpersonal, Eltern, Sorgeberechtigte, Schüler oder sonstige Gäste), die im Auftrag oder im Wirkungsbereich des Kunden über Zugänge oder öffentliche Formulare (wie z.B. bei der Schulanmeldung) mit der Software interagieren, werden zu keinem Zeitpunkt Vertragspartner des Anbieters. Der Nutzungsvertrag entfaltet keine Schutzwirkung zugunsten dieser Endnutzer. Jegliche rechtlichen Beziehungen, Informations- oder Einholungspflichten gegenüber den Endnutzern obliegen allein dem Kunden.

2. Vertragsgegenstand, Support & Auftragsverarbeitung

(1) Bereitstellung der Software: Gegenstand des Vertrages ist die entgeltliche oder im Rahmen einer Testphase unentgeltliche Bereitstellung der webbasierten Software „Schulhamsta“ zur Nutzung über das Internet (Software-as-a-Service). Der genaue Leistungsumfang, die gebuchten Module (z.B. Antragsmanagement, Schulanmeldung, Onboarding) sowie die damit verbundenen Funktionalitäten ergeben sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters oder dem konkreten, individuellen Angebot zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

(2) Auftragsverarbeitung (AVV): Da die Software vom Kunden (als datenschutzrechtlich Verantwortlichem) zur Verarbeitung personenbezogener Daten (insbesondere von Schülern, Eltern und Lehrkräften) genutzt wird, ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO integraler und zwingender Bestandteil dieses Vertrages. Der AVV wird bei Vertragsschluss elektronisch bereitgestellt.

(3) Support-Leistungen: Im Rahmen der Bereitstellung der Software bietet der Anbieter einen Basis-Support per E-Mail an. Der Anbieter bemüht sich hierbei um eine Reaktionszeit von 72 Stunden (an Werktagen). Diese Reaktionszeit stellt eine unverbindliche Zielvorgabe dar und begründet keine eigenständige Garantie oder vertragliche Frist. Weitergehende oder schnellere Support-Leistungen (z.B. telefonischer Notfall-Support oder garantierte SLAs) bedürfen einer gesonderten, individuellen Vereinbarung.

(4) Schulungen und Beratungsleistungen: Über die Bereitstellung der Software hinausgehende Dienstleistungen, insbesondere individuelle System-Einrichtungen, Schulungen des Personals oder Beratungsleistungen, sind nicht im Lizenzumfang enthalten. Derartige Leistungen können auf Wunsch des Kunden in einem separaten Dienstleistungsvertrag individuell vereinbart und gesondert vergütet werden.

3. Vertragsschluss & Laufzeit

(1) Vertragsschluss und Testphase: Der Kunde hat die Möglichkeit, die Software unverbindlich in einer kostenlosen Testphase von 30 Tagen zu evaluieren. Ein kostenpflichtiger Nutzungsvertrag kommt erst zustande, wenn der Kunde nach oder während der Testphase ausdrücklich ein kostenpflichtiges Abonnement bucht (z.B. über den Online-Bestellprozess oder durch Unterzeichnung eines separaten Angebots/Vertrags). Endet die Testphase, ohne dass ein kostenpflichtiges Abonnement gebucht wurde, wird der Zugang des Kunden automatisch deaktiviert; es findet ausdrücklich keine automatische Umwandlung in einen kostenpflichtigen Vertrag ("Abo-Falle") statt.

(2) Grundlaufzeit und Verlängerung: Der kostenpflichtige Nutzungsvertrag wird, sofern im Bestellprozess oder Angebot keine abweichende Dauer vereinbart wurde, für eine Grundlaufzeit von zwölf (12) Monaten geschlossen. Er verlängert sich im Anschluss automatisch um jeweils weitere zwölf (12) Monate, sofern er nicht vertragsgemäß gekündigt wird.

(3) Kündigung: Die reguläre Kündigungsfrist beträgt für beide Vertragsparteien einen (1) Monat zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit. Die Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit mindestens der Textform (z.B. per E-Mail). Das gesetzliche Recht beider Parteien zur außerordentlichen fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Upgrades und Downgrades: Eine Erweiterung des Leistungsumfangs (Upgrade), beispielsweise durch die Hinzubuchung weiterer Module (z.B. Antragsmanagement oder Onboarding), ist jederzeit mit sofortiger Wirkung möglich. Die zusätzliche Vergütung wird zeitanteilig (pro rata) für die restliche Vertragslaufzeit berechnet. Eine Reduzierung des Leistungsumfangs oder die Abwahl von Modulen (Downgrade) ist hingegen erst zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit unter Einhaltung der Kündigungsfrist (Abs. 3) zulässig. Eine (anteilige) Erstattung bereits entrichteter Vergütung für das laufende Vertragsjahr findet nicht statt.

(5) Sperrung nach Vertragsende: Mit dem Wirksamwerden der Kündigung erlischt das vertragliche Nutzungsrecht. Der Zugang des Kunden sowie aller Endnutzer zur Software wird umgehend gesperrt. Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, alle für ihn relevanten Daten vor Ablauf der Vertragslaufzeit zu exportieren.

4. Rechte und Pflichten des Kunden

(1) Nutzungsrecht: Der Anbieter räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages ein einfaches, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Recht ein, die Software für seine eigenen schulischen bzw. administrativen Zwecke zu nutzen. Eine gewerbliche Weitervermietung oder Überlassung der Software an unberechtigte Dritte ist untersagt. Die bestimmungsgemäße Nutzung durch Endnutzer (z.B. Einladen von Eltern zur Schulanmeldung) ist hiervon ausdrücklich umfasst.

(2) Rechtmäßige Nutzung und Datenschutzpflichten: Der Kunde ist vollumfänglich und allein dafür verantwortlich, dass sein Einsatz der Software den geltenden Gesetzen entspricht. Dies umfasst insbesondere die Pflicht, die Transparenz- und Informationspflichten der DSGVO (Art. 13/14) gegenüber den Endnutzern (Lehrkräfte, Eltern, Schüler) eigenständig zu erfüllen und gegebenenfalls rechtmäßig wirksame Einwilligungen einzuholen. Der Anbieter fungiert hierbei lediglich als technischer Auftragsverarbeiter und stellt keine juristische oder datenschutzrechtliche Beratung dar.

(3) Verantwortung für Endnutzer: Der Kunde verpflichtet sich, seine autorisierten Endnutzer zur Einhaltung dieser AGB anzuhalten. Der Kunde haftet gegenüber dem Anbieter für sämtliche schuldhaften Verstöße, die durch seine Endnutzer oder berechtigte Gäste (z.B. Eltern bei der Nutzung öffentlicher Formulare) begangen werden, wie für eigenes Verschulden. Die verwendeten Zugangsdaten und Passwörter sind streng vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

(4) Missbrauchsverbot: Es ist dem Kunden und seinen Endnutzern strengstens untersagt, die Software missbräuchlich oder störend zu nutzen. Hierzu zählt insbesondere das automatisierte Auslesen der Software (z.B. durch Web-Scraping), das Hochladen von Schadsoftware (Viren, Trojaner), die absichtliche Überlastung der Server-Infrastruktur sowie das Einstellen von illegalen, diskriminierenden oder urheberrechtsverletzenden Inhalten (insbesondere im Onboarding-Modul). Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang der Software bei begründetem Verdacht auf Missbrauch vorübergehend oder bei schweren Verstößen dauerhaft zu sperren.

(5) Mitwirkungspflichten bei der WebUntis-Integration: Sofern der Kunde Funktionalitäten nutzt, die den Abruf von Daten aus WebUntis (Untis GmbH) erfordern, obliegt es dem Kunden, die hierfür notwendigen Voraussetzungen auf eigene Kosten zu schaffen. Der Kunde ist verpflichtet, in der Software einen WebUntis-Benutzeraccount zu hinterlegen, der über ausreichende Berechtigungen (in der Regel einen Lehrkräfte- oder Administrator-Account) zum Lesen aller relevanten Daten (insbesondere Stundenpläne, Räume, Lehrkräfte) verfügt. Der Kunde sichert ausdrücklich zu, dass er über die erforderlichen Rechte und Lizenzen seitens der Untis GmbH verfügt, um diese Daten über die Schnittstelle abzurufen. Der Anbieter übernimmt keine Gewährleistung oder Haftung für Funktionsausfälle, die auf Änderungen der API, Serverausfälle oder Lizenzbeschränkungen seitens WebUntis zurückzuführen sind.

5. Modulspezifische Besonderheiten und Haftungsausschlüsse

(1) Modul „Schulanmeldung“ (Signatur & Datenverifikation): Der Anbieter stellt im Modul zur Schulanmeldung digitale Formulare zur Verfügung, über die externe Endnutzer (z.B. Eltern oder Sorgeberechtigte) Daten an den Kunden übermitteln können. Die Software bietet dabei verschiedene technische Optionen zur Einholung von Erklärungen (z.B. Bestätigungs-Checkboxen oder digitale Signatur-Pads). Die rechtliche Prüfung und endgültige Entscheidung, ob diese angebotenen technischen Methoden für eine formgültige und rechtsverbindliche Schulanmeldung (insbesondere nach dem jeweiligen Schulrecht des Landes) ausreichen, obliegt ausschließlich dem Kunden. Der Anbieter übernimmt keinerlei Haftung oder Gewähr für die juristische Wirksamkeit der über die Software getätigten elektronischen Signaturen oder Zustimmungen. Ebenso ist der Kunde allein dafür verantwortlich, die Identität der Einreichenden sowie die Echtheit der übermittelten Daten (z.B. zur Vermeidung von „Scherzanmeldungen“) zu verifizieren.

(2) Modul „Antragsmanagement“ (Workflows & Genehmigungen): Die Software dient im Rahmen des Antragsmanagements als reines technisches Hilfsmittel zur prozessualen Abbildung der schulinternen Kommunikation (z.B. zwischen Lehrkräften und Schulleitung). Die über die Software abgebildeten Statusänderungen (z.B. Markierung eines Antrags als „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“) stellen lediglich eine interne Systemdokumentation dar. Der Anbieter trifft zu keinem Zeitpunkt automatisierte Entscheidungen mit arbeits- oder beamtenrechtlicher Bindungswirkung. Die tatsächliche und rechtliche Verantwortung für die Prüfung, Entscheidung und rechtskräftige Mitteilung einer Genehmigung oder Ablehnung (beispielsweise bei Urlaubs-, Fortbildungs- oder Budgetanträgen) liegt ausnahmslos beim Kunden.

(3) KI-Funktionen und Systemhinweise: Soweit die Software (z.B. in Formular-Buildern oder zur Erkennung von Terminüberschneidungen) KI-gestützte Analysen oder automatisierte Warnhinweise bereitstellt, dienen diese ausschließlich als unverbindliche technische Assistenz. Der Kunde bleibt stets verpflichtet, alle Sachverhalte, Übersetzungen und Dokumenten-Erstellungen abschließend auf fachliche, rechtliche und inhaltliche Plausibilität sowie Richtigkeit zu prüfen.

6. Daten, Export & Beendigung

(1) Datenhoheit: Der Kunde bleibt im vertraglichen Verhältnis sowohl urheberrechtlich als auch datenschutzrechtlich der Alleinberechtigte (Herr der Daten) an den in die Software eingegebenen und dort verarbeiteten Inhalten. Der Anbieter erwirbt keinerlei eigene Rechte an diesen Daten und verarbeitet diese ausschließlich zweckgebunden im Rahmen der vertraglichen Leistungserbringung und der Weisungen des Kunden (gemäß AVV).

(2) Automatisierte System-Exporte (Abo-Bindung): Die Software bietet für bestimmte Module hochspezialisierte, automatisierte Exportfunktionen oder Schnittstellen in Drittsysteme an (z.B. den direkten Export von Anmeldedaten in eine landesspezifische Schulverwaltungssoftware). Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass die Bereitstellung und Nutzung dieser System-Exporte eine wesentliche, kostenpflichtige vertragliche Hauptleistung darstellt. Der Zugriff auf diese automatisierten Schnittstellen und Export-Tools ist strikt an ein aktives, kostenpflichtiges Abonnement gebunden.

(3) Pflichten vor Vertragsende: Mit dem Ablauf der Vertragslaufzeit (Wirksamwerden der Kündigung) erlischt das Nutzungsrecht des Kunden vollständig; dies schließt explizit auch den Zugriff auf die automatisierten System-Exporte (gemäß Abs. 2) ein. Es obliegt allein dem Kunden, seine verarbeiteten Daten rechtzeitig vor der System-Sperrung über die standardisierten Basis-Exportfunktionen (soweit verfügbar, z.B. als CSV oder PDF) zu sichern und lokal abzuspeichern. Ein rechtlicher Anspruch auf eine nachträgliche automatisierte Datenübertragung, Schnittstellennutzung oder Konvertierung in Fremdformate durch den Anbieter besteht nach Vertragsende nicht.

(4) Sperrung und Datenlöschung: Nach Wirksamwerden der Kündigung wird der Zugang des Kunden sowie all seiner Endnutzer unwiderruflich gesperrt. Der Anbieter ist berechtigt und datenschutzrechtlich verpflichtet, die in der Software gespeicherten Produktivdaten des Kunden routinemäßig nach Ablauf einer Karenzzeit von 30 Tagen und sämtliche dazugehörigen Backups nach spätestens 60 Tagen ab Vertragsende vollständig und unwiederbringlich zu löschen, sofern keine zwingenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

7. Vergütung & Zahlungsbedingungen

(1) Entgelte und Abrechnungszeitraum: Die Höhe der Vergütung für die Nutzung der Software richtet sich nach dem bei Vertragsschluss gewählten Preismodell oder dem individuell erstellten Angebot. Sämtliche ausgewiesenen Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der jeweils zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer. Die vertragliche Vergütung für die Nutzung der Software (Abonnements) wird, sofern nicht ausdrücklich abweichend vereinbart, jeweils für ein volles Vertragsjahr im Voraus in Rechnung gestellt.

(2) Fälligkeit und Zahlungsverzug: Rechnungen des Anbieters werden mit Zugang beim Kunden fällig und sind ohne Abzüge innerhalb von vierzehn (14) Kalendertagen auf das in der Rechnung angegebene Bankkonto zu überweisen. Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software nach vorheriger Mahnung unter Setzung einer angemessenen Nachfrist bis zur vollständigen Begleichung der offenen Forderungen vorübergehend zu sperren. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung bleibt während der Sperrung bestehen.

(3) Zahlungsdienstleister: Der Anbieter ist berechtigt, die Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung über externe, professionelle Zahlungsdienstleister (z.B. Fakturia) vorzunehmen. Zusätzliche Transaktions- oder Bearbeitungsgebühren für die Nutzung dieser Standard-Zahlungswege werden dem Kunden seitens des Anbieters nicht in Rechnung gestellt.

(4) Preisanpassungsklausel: Der Anbieter behält sich das Recht vor, die vereinbarten Preise angemessen zu erhöhen, um allgemeine Kostensteigerungen (insbesondere Inflationsausgleich, gestiegene Lohnkosten, erhöhte Server- und Hostingkosten oder Preissteigerungen von Drittanbietern/Lizenzgebern) auszugleichen. Der Anbieter wird den Kunden über eine geplante Preiserhöhung spätestens sechs (6) Wochen vor deren Inkrafttreten in Textform (z.B. per E-Mail) informieren. Ist der Kunde mit der Preiserhöhung nicht einverstanden, steht ihm ein außerordentliches Kündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preiserhöhung zu. Macht der Kunde von diesem Kündigungsrecht innerhalb von einem (1) Monat nach Zugang der Änderungsmitteilung keinen Gebrauch, gilt die Preiserhöhung als rechtsverbindlich akzeptiert.

8. Gewährleistung & Allgemeine Haftung

(1) Mängelgewährleistung und Rügepflicht: Die vertragliche Zurverfügungstellung der Software erfolgt nach mietrechtlichen Grundsätzen. Da es sich bei dem Kunden um eine Behörde oder einen Unternehmer handelt, obliegt ihm analog § 377 HGB eine unverzügliche Untersuchungs- und Rügepflicht. Der Kunde hat die Funktionsfähigkeit der Software unverzüglich nach Bereitstellung zu prüfen und offensichtliche Sach- oder Rechtsmängel dem Anbieter unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von vierzehn (14) Kalendertagen in Textform (unter Angabe einer nachvollziehbaren Fehlerbeschreibung) anzuzeigen. Versteckte Mängel sind unmittelbar nach ihrer Entdeckung zu melden.

(2) Ausschluss der Garantiehaftung für anfängliche Mängel: Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters auf Schadensersatz für Mängel, die bereits im Zeitpunkt des Vertragsschlusses in der Software vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 BGB), wird ausdrücklich und vollständig ausgeschlossen. Der Anbieter haftet insoweit nur, wenn ihm ein eigenes Verschulden (Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit) zur Last fällt.

(3) Haftungsbeschränkung bei einfacher Fahrlässigkeit: Der Anbieter haftet bei vertraglichen wie außervertraglichen Ansprüchen unbeschränkt nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Im Falle der leicht fahrlässigen Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertraut, ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, maximal jedoch auf einen Betrag von 100.000,00 Euro je Schadensereignis.

(4) Ausschluss mittelbarer Schäden: Die Haftung des Anbieters für mittelbare Sach- und Vermögensschäden, insbesondere für entgangenen Gewinn, Ausfallzeiten, Betriebsunterbrechungen oder Reputationsschäden, ist bei leichter Fahrlässigkeit vollständig ausgeschlossen.

(5) Haftung bei Datenverlust und Cyber-Angriffen: Die Haftung für den Verlust von Daten ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der eingetreten wäre, wenn der Kunde seiner Pflicht zur ordnungsgemäßen Sicherung seiner Daten nachgekommen wäre. Ferner haftet der Anbieter nicht für Schäden, die durch Hacker- oder Cyber-Angriffe Dritter entstehen, sofern der Anbieter nachweisen kann, dass die allgemein anerkannten und vertraglich vereinbarten technischen Sicherheitsstandards zum Zeitpunkt des Angriffs eingehalten wurden.

9. Schlussbestimmungen

(1) Änderungsvorbehalt der AGB: Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB aus triftigen, sachlichen Gründen (insbesondere bei Gesetzesänderungen, Weiterentwicklung der Software oder höchstrichterlicher Rechtsprechung) mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Der Anbieter wird dem Kunden die geänderten Bedingungen spätestens einen (1) Monat vor ihrem geplanten Inkrafttreten in Textform (z.B. per E-Mail) ankündigen. Widerspricht der Kunde der Geltung der neuen AGB nicht innerhalb von vier (4) Wochen nach Zugang der Ankündigung, gelten die geänderten AGB als rechtsverbindlich akzeptiert. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf die Bedeutung der Frist und die Folgen eines ausbleibenden Widerspruchs explizit hinweisen. Im Falle eines fristgerechten Widerspruchs durch den Kunden wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt; dem Anbieter steht jedoch in diesem Fall ein außerordentliches Kündigungsrecht mit einer Frist von einem Monat zu.

(2) Abtretungsverbot: Der Kunde ist nicht berechtigt, Rechte oder Ansprüche aus diesem Nutzungsvertrag ohne die vorherige ausdrückliche Zustimmung des Anbieters (in Textform) an Dritte abzutreten. Dies gilt nicht für unabdingbare gesetzliche Ausnahmen, wie etwa die Abtretung reiner Geldforderungen.

(3) Anwendbares Recht: Auf das gesamte Vertragsverhältnis zwischen dem Anbieter und dem Kunden sowie auf alle daraus resultierenden Ansprüche findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland Anwendung. Die Bestimmungen des UN-Kaufrechts (CISG) sowie das Kollisionsrecht (IPR) werden ausdrücklich ausgeschlossen.

(4) Gerichtsstand: Soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist der ausschließliche Gerichtsstand für alle gegenwärtigen und zukünftigen Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der rechtliche Sitz des Anbieters (Flensburg).

(5) Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam, undurchführbar oder nichtig sein oder werden, so wird hierdurch die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen oder lückenhaften Bestimmung gilt eine angemessene Ersatzregelung als vereinbart, die dem ursprünglich von den Parteien gewollten wirtschaftlichen und rechtlichen Zweck am nächsten kommt.