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Lösch- & Archivierungskonzept

Dieses Lösch- und Archivierungskonzept regelt den Umgang mit anfallenden Daten innerhalb der Schulhamsta-Plattform. Es stellt sicher, dass gesetzliche (insb. DSGVO Art. 17) und schulartspezifische Aufbewahrungsfristen eingehalten und Daten nach Wegfall des Verarbeitungszwecks sicher und nachweisbar gelöscht werden.

1. Grundsätze der Datenlöschung

  • Datenminimierung: Schulhamsta ist nach dem Privacy-by-Design-Prinzip gestaltet. Es werden nur mandantenspezifische Daten erhoben, die für den jeweiligen Prozess (z.B. Antrag) zwingend notwendig sind.
  • Recht auf Löschung (Vergessenwerden): Sofern keine rechtlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. für Personaldokumente) entgegenstehen, können Nutzer ihr Recht auf unverzügliche Löschung direkt ausüben.
  • Automatisierung: Die Plattform nutzt Hintergrundprozesse (Cronjobs), um Systemdaten (Logs) regelmäßig und automatisiert zu entfernen.

2. Löschklassen und Aufbewahrungsfristen (Beispiele)

Die tatsächliche Dauer der Datenaufbewahrung (Regellöschfrist) variiert je nach Inhalt und rechtlichen Vorgaben des zuständigen Bundeslandes bzw. der Schulart. Typische Löschklassen in Schulhamsta umfassen:

  • Systemdaten & Web-Logfiles: IP-Adressen, Fehler-Logs und Authentifizierungs-Token (Sitzungen) werden automatisiert nach maximal 30 Tagen gelöscht.
  • Nicht realisierte Vorgänge: Angelegte, aber nicht übermittelte Antrags-Entwürfe werden nach 90 Tagen Inaktivität automatisch verworfen.
  • Abgeschlossene temporäre Prozesse: Anträge wie Beurlaubungen von kurzer Dauer können vom Schuladministrator so konfiguriert werden, dass sie am Ende des Schuljahres gelöscht werden.
  • Personenstammdaten (WebUntis-API): Werden Stammdaten über die WebUntis-API synchronisiert, spiegelt Schulhamsta den dortigen Status. Entfällt die Berechtigung im Quellsystem (Schulwechsel/Abschluss), wird bei der nächsten Synchronisierung auch der Zugang in Schulhamsta entzogen und das Profil nach Ablauf einer Karenzzeit gelöscht.

Hinweis für Schulen: Die konkreten Fristen für Ihre schulischen Dokumente entnehmen Sie bitte den jeweils gültigen Archivierungsordnungen Ihres Trägers.

3. Technische Löschprozesse in der Architektur

Schulhamsta unterscheidet technisch zwischen zwei Phasen der Löschung, um versehentliche Datenverluste zu minimieren (Soft-Delete vs. Hard-Delete):

  • Phase 1: Sperrung (Soft-Delete)
    Wird ein Antragsformular gelöscht, wird es in der Datenbank zunächst nur markiert und für reguläre Systemabfragen ausgeblendet. Der Datensatz wandert in eine Art "Papierkorb". In dieser Phase können Administratoren versehentliche Löschungen der Lehrkräfte und Eltern rückgängig machen. Soft-Deletes gelten als Form der Verarbeitungseinschränkung (Art. 18 DSGVO).
  • Phase 2: Endgültige Vernichtung (Hard-Delete)
    Nach Ablauf einer definierten Vorhaltezeit (standardmäßig 30 Tage) im Soft-Delete-Status erfolgt das Hard-Delete.
    • In relationalen Datenbanktabellen (MariaDB) wird der Datensatz per SQL unwiderruflich physisch gelöscht.
    • Die mit dem Antrag verknüpften Bild-, PDF- oder Office-Dateien im Ionos S3 Object Storage werden über die S3-REST-API explizit und unwiederbringlich zertrümmert.

4. Archivierung

Dokumente, die aus revisionsrechtlichen Gründen für längere Zeit aufbewahrt werden müssen (z.B. Langzeitspeicherungen über 10 Jahre), können durch Export-Schnittstellen (CSV, PDF-Export) aus der operativen Datenbank (Ionos Database) extrahiert und der Schule für ihre eigenen Archivsysteme zur Verfügung gestellt werden.