Schulhamsta führt das Anmeldeverfahren digital durch, vom Einladungsschreiben aus Ihren Melderegisterdaten über die Terminvergabe bis zum Export ins Schulverwaltungsprogramm. Als Trägerlizenz für Ihre Grundschulen, mit einem Vertrag und einer Ansprechperson. Weiterführende Schulen lassen sich ebenso anbinden.
Hosting in Deutschland·Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschkonzept öffentlich einsehbar·Verschlüsselung mit eigenem Schlüssel je Schule
In den Kommunen, mit denen wir sprechen, organisiert jede Schule ihre Anmeldung selbst: ein Formular aus der Textverarbeitung, Termine über eine Liste oder einen kostenlosen Kalenderdienst, die Auswertung in einer Tabellendatei. Das trägt, solange die Zahlen überschaubar bleiben und die Person im Dienst ist, die es aufgebaut hat.
Auf Trägerebene führt das regelmäßig zu vier Themen:
Unterschiedliche Verfahren an Schulen derselben Kommune.
Kein einheitlicher Stand, weil jede Schule anders zählt und zu anderen Zeitpunkten meldet.
Offene Fragen zu Datenschutz und Barrierefreiheit, wo kostenlose Werkzeuge im Einsatz sind.
Rückfragen von Eltern, die im Amt statt in der Schule ankommen.
Der Aufwand eines Anmeldeverfahrens entsteht überwiegend im Sekretariat: Versand, Terminvergabe, Rückfragen, Übertragung ins Schulverwaltungsprogramm. Diese Schritte lassen sich weitgehend automatisieren. Was bleibt, sind die Aufgaben, für die es tatsächlich eine Person braucht: das Gespräch mit der Familie vor allem.
Formulare kopieren, kuvertieren, frankieren, versenden
Einladungen entstehen aus Ihrer Melderegister-Datei und gehen als Serienbrief oder E-Mail raus
Termine einzeln am Telefon vergeben und wieder verschieben
Eltern buchen selbst aus den freigegebenen Zeiten, die Erinnerung geht automatisch raus
Fehlenden Angaben hinterhertelefonieren
Pflichtfelder verhindern die halbe Anmeldung, Rückfragen laufen schriftlich im Vorgang
Handschriften entziffern und Rückfragen dazu stellen
Die Familie gibt die Daten selbst ein, in ihrer Sprache
Jeden Datensatz ins Schulverwaltungsprogramm tippen
Ein Export nach School-SH, ASV Bayern oder ASV-BW
Stammblätter, Laufzettel und Bescheide einzeln erstellen
Sammeldruck als PDF, mit dem Briefkopf der jeweiligen Schule
Der Nutzen liegt weniger in eingesparten Stellen als in drei anderen Punkten:
Im Anmeldezeitraum treffen Rückläufe, Terminwünsche und Rückfragen gleichzeitig ein. Buchen Eltern ihre Termine selbst und geben ihre Daten selbst ein, verteilt sich der Aufwand über den gesamten Zeitraum.
Ein einheitliches Verfahren an allen Schulen macht Vertretung praktikabel: Bei Krankheit oder unbesetzter Stelle kann eine Kollegin aus einer anderen Schule übernehmen.
Neue Kräfte im Sekretariat arbeiten sich in Stunden ein, nicht in Wochen. Das fällt bei Fluktuation und befristeten Verträgen ins Gewicht.
Für eine belastbare Einschätzung genügen vier Werte: Anmeldungen je Schule und Jahr, Dauer eines Anmeldetermins mit Vor- und Nachbereitung, Zeit für die Übertragung eines Datensatzes ins Schulverwaltungsprogramm und die Zahl der Schulen.
Nennen Sie uns Ihre Zahlen, dann rechnen wir das gemeinsam durch.
Der Vertrag läuft über den Träger. Die Schulen erhalten ihre Lizenz daraus, ohne eigene Bestellung und ohne eigene Rechnung; die Datenschutzunterlagen gelten einmal für alle.
Die Lizenz hängt an Ihnen als Träger, nicht an der einzelnen Schule. Sie vereinbaren ein Kontingent an Schulen, und jede Schule daraus arbeitet mit dem vollen Funktionsumfang.
Sie geben Ihren Schulen einen Code, mit dem sie sich registrieren und freigeschaltet sind. Auf Schulebene entstehen weder Vertrag noch Bestellung noch Rechnung.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, ein Löschkonzept: für alle Schulen dieselben Unterlagen, einmal geprüft.
Das Kontingent muss nicht sofort ausgeschöpft werden. Sie können mit einem Teil der Schulen beginnen und die übrigen in einem späteren Anmeldejahr aufnehmen.
Trägerverträge rechnen wir pauschal je Schule ab, nicht je Anmeldung. Der Betrag steht damit zu Beginn des Haushaltsjahres fest.
Für alle Fragen aus allen Schulen. Die Sekretariate erreichen uns direkt, ohne Umweg über Ihr Haus.
Zahlen zum Anmeldestand liegen heute bei den einzelnen Schulen, in unterschiedlicher Form und zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Wir entwickeln derzeit eine Ansicht, die sie für alle Schulen eines Trägers tagesaktuell zusammenführt.
Aggregierte Zahlen je Schule, keine personenbezogenen Daten.
Anmeldungen gesamt, davon eingegangen und offen, Schulen im laufenden Verfahren, Tage bis zum Stichtag.
Eingeladen, eingegangen, geprüft, beschieden, exportiert. Dazu ein Hinweis auf Schulen, die gemessen am Stichtag im Rückstand sind.
Gegenüberstellung der eingeladenen und der tatsächlich eingegangenen Anmeldungen je Schule: die Rückmeldung zu den Daten, die Sie geliefert haben.
Anzahl der eingeladenen Kinder ohne vorliegende Anmeldung, je Schule. Relevant für die Schulpflichtüberwachung, soweit sie bei Ihnen liegt.
Verteilung der Eingänge über den Anmeldezeitraum: die Datengrundlage für die Frage, wann die Sekretariate Unterstützung brauchen.
Anmeldungen gegen die geplanten Plätze je Schule. Über- und Unterdeckung früh genug für Raumplanung, Klassenbildung und Schülerbeförderung.
Freie und gebuchte Termine je Schule, um Engpässe früh zu erkennen.
Alle Zahlen als Tabelle, für die Schulentwicklungsplanung und für die Vorlage im Schulausschuss.
Drei Grenzen, die fest im System liegen und sich nicht konfigurieren lassen.
Keine Namen, keine Formularinhalte, keine Dokumente. Diese Daten sind mit einem eigenen Schlüssel je Schule verschlüsselt, und dabei bleibt es.
Alle Werte sind Schulaggregate, keine Nutzerwerte. Keine Bearbeitungszeiten, keine Vergleiche zwischen Sekretariaten. Damit entstehen keine Daten, die eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ermöglichen.
Die Ansicht liest nur. Ein Verfahren ändert die Schule, nicht der Träger.
Die Ansicht steht vor Abschluss des ersten Anmeldejahres zur Verfügung. Welche Kennzahlen sie enthält, stimmen wir mit den ersten Trägerkunden ab.
Die Zuständigkeit bleibt bei den Schulen: Sie führen ihr Anmeldeverfahren weiter selbst und gestalten ihr Formular selbst. Ausführlich steht das auf der Seite für Schulen, hier die Kurzfassung.
Anmeldeformular aus der Vorlage des Bundeslandes, anpassbar ohne technisches Wissen
Bestehendes Papierformular als PDF hochladen, die Felder werden daraus erzeugt
Eltern melden vom Handy an, laden Unterlagen als Foto hoch und buchen ihren Termin selbst
Rückfragen laufen schriftlich im Vorgang statt über private Mailadressen
Bescheide, Stammblätter und Laufzettel als PDF, einzeln oder für den ganzen Jahrgang
Export nach School-SH, ASV Bayern und ASV-BW ohne Abtippen
Alle Unterlagen sind öffentlich zugänglich. Die Prüfung lässt sich damit ohne vorherigen Kontakt und ohne Vertraulichkeitsvereinbarung beginnen.
Rechenzentrum in Frankfurt am Main, ISO-zertifiziert. Keine Datenverarbeitung außerhalb der EU.
Die personenbezogenen Daten jeder Schule sind mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt. Keine Schule sieht die Daten einer anderen, und wir sehen sie im Klartext ebenso wenig.
Wer wann welche Anmeldung geöffnet oder geändert hat, ist nachvollziehbar.
Nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist verschwinden die Daten von selbst. Die Fristen richten sich nach den Vorgaben Ihres Landes.
Dieser Abschnitt lässt sich als Ganzes weiterleiten. Fehlt Ihrer Datenschutzbeauftragten etwas, ergänzen wir es kurzfristig.
Das Eltern-Portal ist von Beginn an barrierefrei und mehrsprachig ausgelegt. Die Anforderungen an öffentliche Stellen sind damit für das Anmeldeverfahren abgedeckt, ohne dass jede Schule sie einzeln umsetzen muss.
Das Eltern-Portal ist nach BITV 2.0 und WCAG 2.1 Level AA gestaltet: bedienbar mit der Tastatur, lesbar mit dem Screenreader, ausreichende Kontraste.
Neun Sprachen: Deutsch, Englisch, Arabisch, Dänisch, Polnisch, Rumänisch, Russisch, Türkisch, Ukrainisch. Familien wechseln die Sprache selbst, ohne Hilfe im Sekretariat.
Erklärungen in Leichter Sprache und in Gebärdensprache für die Schritte, an denen Familien erfahrungsgemäß hängenbleiben.
Der Papierweg bleibt daneben bestehen. Das Sekretariat trägt die Angaben nach, und die Anmeldung läuft in denselben Export.
Für die Beschaffung stellen wir die üblichen Unterlagen bereit. Sie erhalten sie auf Anfrage, in der Regel am selben Tag.
Zum Übernehmen in Ihre Unterlagen, produktneutral formuliert.
Mit Ihrem Schulkontingent, als Grundlage für die Haushaltsanmeldung.
Unterschriftsreif, nach Art. 28 DSGVO.
Als Anlage zum Vertrag.
Auf Ihre Schulzahl gerechnet.
Die Wahl des Vergabeverfahrens liegt bei Ihnen und Ihrer Vergabestelle. Wenn für die Unterlagen eine bestimmte Form oder Gliederung erforderlich ist, richten wir uns danach.
Von der ersten Anfrage bis zum laufenden Verfahren sind es fünf Schritte. Ein eigenes Einführungsprojekt ist dafür nicht erforderlich.
Etwa eine halbe Stunde. Wir zeigen das Verfahren an einem konkreten Fall und klären, um wie viele Schulen es geht.
Preisblatt, Leistungsbeschreibung und Datenschutzunterlagen in einem Paket, geeignet zur Vorlage im Haus.
Ein Vertrag über das vereinbarte Schulkontingent. Weitere Verträge auf Schulebene entstehen nicht.
Sie geben den Einladungs-Code weiter. Jede Schule registriert sich damit selbst und ist unmittelbar freigeschaltet.
Wir begleiten die ersten Schulen beim Anlegen des Verfahrens und beim Import der Melderegisterdaten.
Listenpreis, öffentlich
Dazu 4,99 € für jede Anmeldung, die tatsächlich exportiert wird. Als Orientierung für die Größenordnung.
Pauschale je angebundener Schule
Ohne Abrechnung je Anmeldung. Die Höhe richtet sich nach der Zahl Ihrer Schulen und der Laufzeit; wir erstellen Ihnen dazu ein Preisblatt.
Keine Einrichtungsgebühr, keine Schulungskosten
Vertragslaufzeit ein Jahr, danach jährlich kündbar
Jede Schule kann vorab 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten
* Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlich gültigen Umsatzsteuer.
Für ein erstes Gespräch genügt eine halbe Stunde. Hilfreich vorab: die Zahl der Schulen und der Beginn Ihres Anmeldezeitraums.