Schulhamsta führt das Anmeldeverfahren digital durch, vom Einladungsschreiben aus Ihren Melderegisterdaten über die Terminvergabe bis zum Export ins Schulverwaltungsprogramm. Als Trägerlizenz für Ihre Grundschulen, mit einem Vertrag und einer Ansprechperson. Weiterführende Schulen lassen sich ebenso anbinden.
Hosting in Deutschland·Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschkonzept öffentlich einsehbar·Verschlüsselung mit eigenem Schlüssel je Schule
In vielen Kommunen organisiert jede Schule das Anmeldeverfahren auf eigene Faust: mit individuellen Formularen, manuellen Terminlisten und eigenen Tabellen. Für die einzelne Schule ist das oft ein vertrauter Weg – für das gesamte Stadtgebiet führt es jedoch schnell zu Mehraufwand, Medienbrüchen und ungleichem Informationsstand.
Auf Trägerebene führt das regelmäßig zu vier typischen Herausforderungen:
Unterschiedliche Verfahren an Schulen derselben Kommune.
Hohe Belastung des Verwaltungspersonals in den Schulsekretariaten während des Anmeldezeitraums.
Offene Fragen zu Datenschutz und Barrierefreiheit, wo kostenlose Werkzeuge im Einsatz sind.
Die Schulanmeldung wird von Eltern als sehr bürokratisch und unkomfortabel wahrgenommen.
Der größte zeitliche Aufwand im Anmeldeverfahren entsteht durch Routine: Einladungen versenden, Termine koordinieren, Rückfragen klären und Daten ins Schulverwaltungsprogramm abtippen. Schulhamsta automatisiert diese Arbeitsschritte – damit in den Schulen wieder mehr Zeit für das Wesentliche bleibt: das persönliche Gespräch mit den Familien.
Formulare kopieren, kuvertieren, frankieren, versenden
Einladungen entstehen aus Ihrer Melderegister-Datei und gehen als Serienbrief oder E-Mail raus
Termine einzeln am Telefon vergeben und wieder verschieben
Eltern buchen selbst aus den freigegebenen Zeiten, die Erinnerung geht automatisch raus
Fehlenden Angaben hinterhertelefonieren
Pflichtfelder verhindern die halbe Anmeldung, Rückfragen laufen schriftlich im Vorgang
Handschriften entziffern und Rückfragen dazu stellen
Auch Familien ohne Deutschkenntnisse können die Schulanmeldung problemlos bewältigen
Jeden Datensatz ins Schulverwaltungsprogramm tippen
Ein Export nach School-SH, ASV Bayern oder ASV-BW
Stammblätter, Laufzettel und Bescheide einzeln erstellen
Sammeldruck als PDF, mit dem Briefkopf der jeweiligen Schule
Die Entlastung von Routineaufgaben bringt für Ihre Beschäftigten drei entscheidende Vorteile:
Im Anmeldezeitraum binden Papierunterlagen, telefonische Terminvergabe und das manuelle Abtippen enorme Kapazitäten. Durch die digitale Erfassung und automatisierte Abläufe entfällt dieser manuelle Aufwand fast vollständig.
Ein einheitliches System über alle Schulen hinweg macht gegenseitige Vertretung praktikabel: Bei Krankheit oder unbesetzter Stelle kann eine Kollegin aus einer anderen Schule unkompliziert übernehmen.
Neue Kräfte im Sekretariat arbeiten sich in wenigen Stunden ein, nicht in Wochen. Durch die gute Dokumentation ist eine schnelle, selbstständige Einarbeitung möglich.
Der Vertrag läuft über den Träger. Die Schulen erhalten ihre Lizenz daraus, ohne eigene Bestellung und ohne eigene Rechnung; die Datenschutzunterlagen gelten einmal für alle.
Die Lizenz hängt an Ihnen als Träger, nicht an der einzelnen Schule. Sie vereinbaren ein Kontingent an Schulen, und jede Schule daraus arbeitet mit dem vollen Funktionsumfang.
Sie geben Ihren Schulen einen Code, mit dem sie sich registrieren und freigeschaltet sind. Auf Schulebene entstehen weder Vertrag noch Bestellung noch Rechnung.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, ein Löschkonzept: für alle Schulen dieselben Unterlagen, einmal geprüft.
Das Kontingent muss nicht sofort ausgeschöpft werden. Sie können mit einem Teil der Schulen beginnen und die übrigen in einem späteren Anmeldejahr aufnehmen.
Trägerverträge rechnen wir pauschal je Schule ab, nicht je Anmeldung. Der Betrag steht damit zu Beginn des Haushaltsjahres fest.
Für alle Fragen aus allen Schulen. Die Sekretariate erreichen uns direkt, ohne Umweg über Ihr Haus.
Die Zuständigkeit bleibt bei den Schulen: Sie führen ihr Anmeldeverfahren weiter selbst und gestalten ihr Formular selbst. Ausführlich steht das auf der Seite für Schulen, hier die Kurzfassung.
Anmeldeformular aus der Vorlage des Bundeslandes, anpassbar ohne technisches Wissen
Bestehendes Papierformular als PDF hochladen, die Felder werden daraus erzeugt
Eltern melden vom Handy an, laden Unterlagen als Foto hoch und buchen ihren Termin selbst
Rückfragen von Eltern sind (optional) im integrierten Messenger möglich. So ist schon ab dem ersten Tag eine gute Kommunikation zwischen Eltern und Schule gewährleistet.
Bescheide, Stammblätter und Laufzettel als PDF, einzeln oder für den ganzen Jahrgang
Export nach School-SH, ASV Bayern und ASV-BW ohne Abtippen
Alle Unterlagen sind öffentlich zugänglich. Die Prüfung lässt sich damit ohne vorherigen Kontakt und ohne Vertraulichkeitsvereinbarung beginnen.
Rechenzentrum in Frankfurt am Main, ISO-zertifiziert. Keine Datenverarbeitung außerhalb der EU.
Die personenbezogenen Daten jeder Schule sind mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt. Keine Schule sieht die Daten einer anderen, und wir sehen sie im Klartext ebenso wenig.
Wer wann welche Anmeldung geändert hat, ist nachvollziehbar.
Nach Ablauf der eingestellten Aufbewahrungsfrist verschwinden die Daten von selbst. Die Fristen richten sich nach den Vorgaben Ihres Landes.
Dieser Abschnitt lässt sich als Ganzes weiterleiten. Fehlt Ihrer Datenschutzbeauftragten etwas, ergänzen wir es kurzfristig.
Das Eltern-Portal ist von Beginn an barrierefrei und mehrsprachig ausgelegt. Die Anforderungen an öffentliche Stellen sind damit für das Anmeldeverfahren abgedeckt, ohne dass jede Schule sie einzeln umsetzen muss.
Das Eltern-Portal ist nach BITV 2.0 und WCAG 2.1 Level AA gestaltet: bedienbar mit der Tastatur, lesbar mit dem Screenreader, ausreichende Kontraste.
Neun Sprachen: Deutsch, Englisch, Arabisch, Dänisch, Polnisch, Rumänisch, Russisch, Türkisch, Ukrainisch. Familien wechseln die Sprache selbst, ohne Hilfe im Sekretariat.
Erklärungen in Leichter Sprache und in Gebärdensprache für die Schritte, an denen Familien erfahrungsgemäß hängenbleiben.
Der Papierweg bleibt daneben bestehen. Das Sekretariat trägt die Angaben nach, und die Anmeldung läuft in denselben Export.
Listenpreis, öffentlich
Dazu 4,99 € für jede Anmeldung, die tatsächlich exportiert wird.
Pauschale je angebundener Schule
Ohne Abrechnung je Anmeldung. Die Kosten richten sich nach der Zahl Ihrer Schulen und der Laufzeit; wir erstellen Ihnen gerne ein Angebot.
Keine Einrichtungsgebühr, keine Schulungskosten
Vertragslaufzeit ein Jahr, danach jährlich kündbar
Jede Schule kann vorab 30 Tage kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten
* Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlich gültigen Umsatzsteuer.
Für ein erstes Gespräch genügt eine halbe Stunde. Hilfreich vorab: die Zahl der Schulen und der Beginn Ihres Anmeldezeitraums.