Schülerdaten nach School-SH importieren

In Schleswig-Holstein ist School-SH die zentrale Schulverwaltungssoftware für Grundschulen, Gemeinschaftsschulen und Gymnasien. Betrieben von Dataport im Auftrag des Instituts für Qualitätsentwicklung an Schulen Schleswig-Holstein (IQSH), laufen darin alle Schülerakten, Noten und Zeugnisse zusammen.

Wer Anmeldungen zur Einschulung oder zum Übergang in die 5. Klasse digital erfasst, möchte die Datensätze am Ende ohne erneutes Eintippen in School-SH übernehmen. Anders als Bayern (XML) oder Baden-Württemberg (Excel-SGI) setzt Schleswig-Holstein dafür auf eine strukturierte CSV-Schnittstelle. Dieser Leitfaden beschreibt, welche Konventionen School-SH erwartet und wo in der Praxis die typischen Stolperstellen liegen.

Wann sich der Import nach School-SH lohnt

Für sehr kleine Schulen mit einem einzügigen Jahrgang (unter zwanzig Kindern) ist das direkte Eintragen in die Masken von School-SH oft in ein bis zwei Stunden erledigt. Ein Import lohnt sich vor allem dann:

• Wenn die Anmeldedaten bereits digital über ein Eltern-Portal oder eine kommunale Erfassung vorliegen.
• Wenn mehr als dreißig bis vierzig Kinder aufgenommen werden.
• Wenn zusätzlich Anschreiben, Notfalllisten und Gruppeneinteilungen aus denselben Daten erzeugt werden sollen.

Das Format: CSV mit festen Spielregeln

Die Importschnittstelle von School-SH liest CSV-Dateien ein, verlangt dabei jedoch strikte Formatvorgaben:

• Trennzeichen ist das Semikolon (;). Kommas oder Tabulatoren als Trennzeichen werden nicht erkannt.
• Zeilenumbrüche zwingend als CRLF (\r\n): Unix-Zeilenumbrüche (reines LF) führen beim Einlesen im Landesnetz regelmäßig zu Abbrüchen oder verschobenen Zeilen.
• Zeichenkodierung UTF-8: Damit Namen mit Umlauten, Sonderzeichen oder Akzenten sauber übernommen werden, muss die Datei in echtem UTF-8 ohne Byte Order Mark (BOM) gespeichert sein.
• Textbegrenzer: Felder mit Leerzeichen oder Sonderzeichen sollten in doppelte Anführungszeichen ("...") gesetzt werden.

Drei Besonderheiten von School-SH

Drei Eigenheiten unterscheiden School-SH von den Systemen anderer Bundesländer:

1. Dienststellennummern ohne führende Null

Das ist die häufigste Fehlerquelle: School-SH übernimmt schleswig-holsteinische Dienststellennummern streng ohne führende Null. Beginnt eine Schulnummer mit einer Null (etwa bei einer sechsstelligen Nummerierung), muss diese führende Null vor dem Export abgeschnitten werden. Andernfalls meldet die Schnittstelle einen ungültigen Schulschlüssel.

2. Ländercodes als ISO-3 (drei Buchstaben)

Bei Staatsangehörigkeiten und Geburtsländern akzeptiert School-SH weder Klartext („Deutschland“) noch zweistellige ISO-2-Kürzel („DE“). Erwartet wird ausnahmslos der dreistellige Ländercode nach ISO 3166-1 alpha-3 (z. B. DEU für Deutschland, SYR für Syrien, POL für Polen). Felder, die länger als drei Zeichen sind, werden abgewiesen.

3. Datumsformat TT.MM.JJJJ

Im Gegensatz zu Datenbanksystemen, die das ISO-Format JJJJ-MM-TT erwarten, liest die School-SH-Schnittstelle Datumswerte (Geburtsdatum des Kindes, Einschulungsdatum) im deutschen Standardformat TT.MM.JJJJ ein.

Typische Fehler beim Import und wie ihr sie vermeidet

1. Öffnen in Excel beschädigt das Format: Wenn eine fertig exportierte CSV-Datei vor dem Import noch einmal per Doppelklick in Microsoft Excel geöffnet und gespeichert wird, verwandelt Excel führende Nullen bei Postleitzahlen häufig in Zahlen und überschreibt die UTF-8-Kodierung. Tipp: Wenn ihr die Datei kontrollieren wollt, nutzt einen reinen Texteditor (wie Notepad) oder öffnet sie schreibgeschützt.
2. Abweichende Spaltenüberschriften: Die Kopfzeile der CSV-Datei muss exakt den Feldnamen der Schnittstellendefinition von Dataport entsprechen. Schon ein kleiner Tippfehler in der Header-Zeile führt dazu, dass die gesamte Spalte ignoriert wird.
3. Leere Pflichtfelder: Fehlen bei einzelnen Datensätzen zwingende Stammdaten (wie Geschlecht, Anschrift oder Name mindestens eines Sorgeberechtigten), bricht der Import an dieser Stelle ab. Pflichtfelder müssen deshalb bereits im Erfassungsformular validiert werden.

Der Ablauf im Landesnetz

Der Datenimport findet direkt in der Weboberfläche von School-SH statt:

1. Anmeldung im Landesnetz an der School-SH-Instanz eurer Schule.
2. Navigation in den Bereich Schülerdaten / Import.
3. Auswahl der vorbereiteten CSV-Datei und Start des Prüflaufs.
4. Prüfung der angezeigten Vorschau: School-SH signalisiert fehlerhafte Datensätze vor der endgültigen Übernahme in den Datenbestand.
5. Bestätigung des Imports: Die neuen Schülerinnen und Schüler werden im Planungsschuljahr für die neue 1. bzw. 5. Klasse angelegt.

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Wie Schulhamsta dabei hilft

Schulhamsta verfügt über ein fertiges, speziell auf Schleswig-Holstein abgestimmtes Exportprofil (dataport_sh). Das Anmeldeportal fragt für Grundschulen und weiterführende Schulen genau die Felder ab, die School-SH benötigt.

Beim Export sorgt das System automatisch für:

• die automatische Bereinigung führender Nullen bei Dienststellennummern,
• die Konvertierung von Ländernamen in dreistellige ISO-3-Codes (DEU),
• das korrekte CSV-Format mit Semikolon und Windows-Zeilenumbrüchen (CRLF).

Die erzeugte Datei könnt ihr direkt in School-SH einlesen, ohne manuelles Nacharbeiten in Excel. Mehr dazu auf der Seite für Schleswig-Holstein.