Schülerdaten nach ASV und ASV-BW importieren

Die allermeisten Schulen erfassen ihre Schülerdaten direkt in den Masken von ASV oder ASV-BW. Dafür sind sie da, und für einen überschaubaren Jahrgang ist das oft auch der schnellste Weg. Ein Import ist die Ausnahme, nicht die Regel.

Interessant wird er dann, wenn die Daten ohnehin schon digital vorliegen: weil ihr ein eigenes Online-Formular gebaut habt, mit einem Anmeldeportal arbeitet oder die Angaben aus einer anderen Quelle bekommt. In dem Fall wäre es schade, alles noch einmal abzutippen. Dieser Leitfaden beschreibt, was die beiden Systeme dann von einer Datei erwarten.

Lohnt sich der Import für uns?

Ein ehrlicher Vergleich vorweg, damit ihr euch die Mühe sparen könnt, wenn sie sich nicht rechnet. Für den Import spricht:

• Die Daten liegen schon digital vor, jemand hat sie also bereits eingegeben.
• Der Jahrgang ist groß. Ab etwa fünfzig Datensätzen macht sich der Unterschied bemerkbar.
• Dieselben Angaben werden mehrfach gebraucht, etwa noch für Listen oder Bescheide.

Kommen eure Anmeldungen dagegen ohnehin auf Papier herein und es sind zwanzig Stück, dann ist die Eingabemaske schlicht die bequemere Wahl. Das ist keine Schwäche des Imports, sondern einfach die Frage, wo die Arbeit anfällt.

Bayern: ASV möchte eine XML-Datei

Die Amtliche Schulverwaltung nimmt Schülerstammdaten über eine XML-Importschnittstelle entgegen. Die Datei folgt einem festgelegten Format, das gegen eine XSD-Schemadatei geprüft wird. Drei Dinge sind gut zu wissen, bevor ihr loslegt:

• Welche Felder Pflicht sind, steht im Schema, erkennbar an minOccurs="1". Fehlt eines, nimmt ASV die Datei insgesamt nicht an. Das wirkt im ersten Moment streng, hat aber den angenehmen Nebeneffekt, dass keine halben Datensätze in eurer Verwaltung landen.
• Die Datentypen sind eng gefasst, im Schema als restriction hinterlegt, etwa für vierstellige Schulnummern oder für Datumswerte. Eine inhaltlich richtige, aber anders geschriebene Angabe kommt deshalb manchmal nicht durch.
• Bei Wertelisten zählt der Schlüssel. Wo ASV mit Listen arbeitet, gehört nicht der Klartext in die Datei, sondern der zugehörige Schlüsselwert.

Eingelesen wird die Datei in ASV unter Datei / Verwaltung / Schnittstellen: dort die Schule im Navigator auswählen und die Schnittstelle starten.

Verschlüsselung ist gern gesehen

Seit Version 0.57 nimmt die Schnittstelle auch ZIP-Archive entgegen, die per AES verschlüsselt sind. Im Archiv liegt dann genau eine XML-Datei. Die amtliche Dokumentation bittet darum recht ausdrücklich:

Im Interesse des praktischen Datenschutzes möchten wir Sie nachdrücklich darum bitten, nur verschlüsselte zip-Archive zu exportieren.

Wenn ihr die Wahl habt, nehmt also die verschlüsselte Variante. Sie kostet keinen zusätzlichen Aufwand und ihr seid damit auf der sicheren Seite, falls jemand nach dem Transportweg fragt.

Baden-Württemberg: ASV-BW liest eine Tabelle

ASV-BW geht einen anderen Weg. Für neue Schülerdaten ist der Schüler-Grunddatenimport zuständig, kurz SGI, und der läuft über eine Excel-Schnittstelle. Gebraucht wird also eine XLSX-Datei mit vorgegebenem Spaltenaufbau, kein XML und auch kein CSV.

Daneben kennt ASV-BW noch weitere Importwege. Die Namen ähneln sich, deshalb lohnt vorab ein kurzer Blick auf die Liste:

Weg	Wofür er gedacht ist
Schüler-Grunddatenimport (SGI)	Neue Schülerdaten aus einer Tabelle. Das ist der Weg für Anmeldungen.
Altdatenübernahme (ADÜ)	Einmaliger Umstieg von SVP-BW
Import aus BewO	Übernahme aus dem Bewerbungsverfahren Online
Wertelisten- und Lehrkräfteabgleich	Abgleich mit ASD-BW, keine Schülerdaten

Was erfahrungsgemäß hakt

Diese fünf Punkte tauchen immer wieder auf, unabhängig vom Bundesland und unabhängig davon, wie sorgfältig gearbeitet wurde. Sie sind alle harmlos, wenn man sie kennt:

1. Umlaute verrutschen. Sobald eine Datei zwischendurch in einem Tabellenprogramm geöffnet und neu gespeichert wird, ändert sich häufig die Zeichenkodierung. Namen mit ä, ö, ü und ß kommen dann verstümmelt an.
2. Führende Nullen verschwinden. Postleitzahlen und Schulnummern verlieren sie, sobald eine Spalte als Zahl statt als Text behandelt wird.
3. Datumsformate weichen ab. 01.09.2020 und 2020-09-01 meinen dasselbe, aber die Schnittstelle akzeptiert nur eine der beiden Schreibweisen.
4. Freitext statt Schlüssel. Betrifft alle Angaben, für die das Zielsystem eine Werteliste führt, etwa zur Staatsangehörigkeit oder zur Religionszugehörigkeit.
5. Lücken in einzelnen Datensätzen. Eine Anmeldung, bei der ein Pflichtfeld leer geblieben ist, hält in Bayern den ganzen Import auf.

Wenn ihr die Datei selbst baut

Drei Kleinigkeiten, die viel Zeit sparen. Erstens: Startet mit der Vorlage des Zielsystems und füllt eure Daten dort hinein. Das ist meist einfacher, als eine vorhandene Tabelle nachträglich passend zu machen. Zweitens: Formatiert die Spalten als Text, bevor Daten hineinkommen, dann bleiben führende Nullen erhalten. Und drittens: Probiert den Import erst einmal mit fünf Datensätzen. Wenn dabei etwas hakt, ist es in ein paar Minuten gefunden.

Die amtlichen Quellen

Verbindlich ist immer die Dokumentation des jeweiligen Landes. Hier sind die Einstiege:

• Importschnittstelle für Schülerstammdaten, Anleitung für Schulen (ASV Bayern)
• Dieselbe Schnittstelle, Dokumentation für externe Entwickler (ASV Bayern)
• Import-Schnittstellen von ASV-BW (Kultusministerium Baden-Württemberg)

---

Wie Schulhamsta dabei hilft

Schulhamsta ist genau der Fall, in dem sich ein Import lohnt: Die Anmeldedaten sind schon digital, weil die Familien sie selbst eingegeben haben. Daraus entsteht die fertige Datei für euer Zielsystem, für Bayern als ASV-konformes XML und auf Wunsch gleich als verschlüsseltes ZIP, für Baden-Württemberg als XLSX-Tabelle für den Schüler-Grunddatenimport.

Die Pflichtfelder eures Zielsystems stecken dabei schon im Anmeldeformular. Punkt 5 von oben kann euch damit gar nicht erst passieren.

Mehr dazu auf den Seiten für Bayern und Baden-Württemberg.