Egal ob Einschulung oder Übergang auf die weiterführende Schule: Von der Einladung über das Online-Anmeldeformular bis zum fertigen Export läuft alles in einem durchgehenden Verfahren.
Und mit dem Export für School-SH, ASV Bayern und ASV-BW landen alle Daten ohne Abtippen direkt in der Schulverwaltungssoftware.
Ohne Zahlungsdaten. Keine automatische Verlängerung.
Lieber gemeinsam draufschauen? Demo buchen — ca. 20 Minuten, online.
Formulare kopieren, Anschreiben versenden und Rückfragen beantworten.
Termine einzeln am Telefon vergeben und oftmals dieselben Fragen beantworten.
Handschriften entziffern, fehlende Angaben sammeln, hinterhertelefonieren.
Und ganz zum Schluss: jeden einzelnen Datensatz von Hand ins Schulverwaltungsprogramm tippen.
Nur das Formular zu digitalisieren, löst das Problem nicht. Deshalb kümmert sich Schulhamsta um das ganze Verfahren – vom Einladen der Familien bis zum fertigen Export.
Von der Einladung bis zum Import – und dazwischen wird nichts ausgedruckt, abgetippt oder von Hand weitergereicht.
Mit dem Formular-Designer baust du dir genau das Formular, das ihr wirklich braucht: Geschwisterkinder, Betreuungswunsch, Fahrkartenantrag. Und keine Sorge, bei null fängst du dabei nicht an.
In der Vorlage für dein Bundesland sind alle üblichen Standard-Felder schon angelegt.
Lade euer bisheriges Anmeldeformular hoch – noch fehlende Felder werden automatisch ergänzt.
Feldbezeichnungen und Antwortmöglichkeiten werden automatisch in alle 9 Sprachen übersetzt.
Die Länder-Vorlage bringt genau die Felder mit, die euer Schulverwaltungsprogramm am Ende erwartet.
Kein Zoomen, kein Konto, kein Drucker im Keller. Das Portal nimmt Eltern Schritt für Schritt an die Hand – ganz bequem auf dem Gerät, das sie sowieso gerade in der Hand haben.
Starten Sie die Anmeldung als Elternteil. Kein Konto, keine Zugangsdaten, und alles landet in einer Testumgebung.
Ein persönlicher Code genügt – und schon geht es los. Die Eltern erhalten ihn mit dem automatisch erstellten Anschreiben.
Der Zwischenstand bleibt gespeichert. In der Bahn anfangen, abends am Laptop in Ruhe fertigmachen.
Impfnachweis oder Geburtsurkunde mit der Handykamera aufnehmen und hochladen. Kein Scanner, kein Drucker.
Freies Zeitfenster anklicken – Bestätigung und Kalendereintrag kommen sofort automatisch hinterher.
Wer das Formular nicht versteht, meldet sein Kind am Ende gar nicht an – und dann wird es für alle Beteiligten mühsam. Deshalb spricht das Portal neun Sprachen und ist barrierefrei aufgebaut, ganz ohne Zutun eurerseits.
Informationen in Leichter Sprache sind Teil der Vorgaben zur Barrierefreiheit für öffentliche Stellen.
Das Eltern-Portal erfüllt beide Standards vollständig – also genau die Anforderungen, die für euch als öffentliche Stelle ohnehin gelten.
Die Erklärung zur Barrierefreiheit liegt fertig im Portal – ein Punkt weniger auf eurer To-do-Liste.
Drei Einstellungen entscheiden, wie euer digitales Anmeldeverfahren abläuft. So könnt ihr euer Anmeldeverfahren digitalisieren, ohne den Ablauf zu ändern.
Entweder ihr ladet gezielt Familien mit persönlichem Zugangscode ein – oder ihr stellt einen offenen Anmeldelink online, den jede Familie nutzen kann. Du entscheidest, was zu eurem Verfahren passt.
Entweder wird direkt im Portal digital unterschrieben, oder ihr lasst den fertigen Ausdruck beim Termin unterschreiben – ganz so, wie ihr es gewohnt seid.
Formular und Terminbuchung lassen sich einzeln zuschalten. Wenn du erst mal vorsichtig starten möchtest: Ihr könnt auch erstmal nur die Terminvergabe mit SCHULHAMSTA machen.
Schulhamsta liefert genau das Format, das eure Schulverwaltungssoftware erwartet. Alle Stammdaten können direkt übernommen werden.
Euer Schulverwaltungsprogramm
Neben dem Schulverwaltungsprogramm erzeugt Schulhamsta auf Wunsch weitere Export-Dateien – damit eure Klassenlisten und Lernplattformen zum Schuljahresbeginn nicht noch einmal von Hand befüllt werden müssen.
IServ
Eltern- und Schülerdaten getrennt
Sdui
Für den Start der Klassenkommunikation
SchoolFox
Klassenlisten direkt übernehmen
ANTON
Lernkonten früh vorbereiten
Hier geht es um die Daten von Kindern – da verstehen wir jede kritische Nachfrage. Schulhamsta wurde von Grund auf für DSGVO-konforme Anwendung konzipiert und entwickelt.
Alle personenbezogenen Felder werden verschlüsselt gespeichert – mit einem Schlüssel, der ausschließlich zu eurer Schule gehört. Selbst wer vollen Zugriff auf die Datenbank hätte, könnte eure Daten nicht lesen.
Jede Änderung an einer Anmeldung wird festgehalten: wer, wann, welches Feld, vorher und nachher.
Die Aufbewahrungsfristen sind hinterlegt und laufen automatisch ab – das erledigt Schulhamsta im Hintergrund.
Ihr könnt eigene Datenschutzhinweise hinterlegen, die den Eltern vor der Anmeldung angezeigt werden. Eure Kontaktdaten und das Impressum der Schule sind für Eltern bei der Anmeldung sichtbar.
Betrieb auf ISO-zertifizierten Servern in deutschen Rechenzentren in Frankfurt am Main. Die Daten eurer Familien verlassen Deutschland nicht.
Rechte werden in Schulhamsta pro Person und pro Modul vergeben. Jeder Zugriff bleibt nachvollziehbar.
Alles, was eure Datenschutzbeauftragte üblicherweise sehen möchte, ist frei zugänglich. Ihr könnt die Prüfung also schon starten, lange bevor ihr euch für uns entscheidet.
Keine Installation, keine langwierige Einrichtung. Ein Browser genügt – den Rest machen wir.
Ganz ohne Zahlungsdaten – und dein Zugang steht sofort bereit.
Bundesland auswählen, fertig. Die Felder für eure Schulverwaltungssoftware sind schon da.
Eigene Fragen ergänzen, Reihenfolge sortieren, Pflichtfelder festlegen – ganz nach eurem Bedarf.
Einladungen erzeugen oder den Anmeldelink veröffentlichen. Mehr braucht es nicht.
Wir dokumentieren das Modul vollständig und öffentlich. Wenn oben eine Frage offengeblieben ist, steht die Antwort mit hoher Wahrscheinlichkeit im Handbuch: nachlesbar, bevor ihr euch entscheidet.
Keine Staffeln, keine Pakete, kein Kleingedrucktes: Ihr zahlt eine feste Jahresgebühr und darüber hinaus nur für die Anmeldungen, die ihr am Ende wirklich exportiert.
Grundgebühr
Deckt das komplette Modul ab – alle Funktionen, unbegrenzt viele Verfahren und so viele Konten im Sekretariat, wie ihr braucht.
Je Anmeldung
Fällig wird das erst, wenn eine Anmeldung tatsächlich exportiert wird. Probeläufe und wieder zurückgezogene Anmeldungen kosten euch nichts.
Credits jederzeit nachkaufen. Ihr müsst zu Jahresbeginn nicht raten, wie viele Anmeldungen es werden.
Übrige Credits bleiben erhalten. Was ihr dieses Jahr nicht braucht, nutzt ihr im nächsten – solange euer Vertrag läuft.
* Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlich gültigen Umsatzsteuer.
Für alle, die am liebsten direkt loslegen
Wenn gleich mehrere Schulen mitmachen sollen
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Detailfragen beantwortet meist schon das Handbuch.