Datenschutz bei der Schulanmeldung

Das Thema kommt selten aus dem Nichts. Meist fragt eine Familie nach, warum eine bestimmte Angabe nötig ist, oder die Datenschutzbeauftragte schaut sich das Verfahren an, bevor etwas Neues eingeführt wird. Beides sind gute Anlässe, und mit ein wenig Vorbereitung sind sie schnell beantwortet.

Dieser Leitfaden sortiert die Fragen, die dabei üblicherweise auftauchen. Er ersetzt keine Rechtsberatung: Schulrecht ist Landesrecht, und was für eure Schule gilt, klärt ihr am besten mit eurer Datenschutzbeauftragten.

Welche Daten überhaupt anfallen

Eine Schulanmeldung ist datenschutzrechtlich kein Kleinkram. Zusammen kommen typischerweise:

• Angaben zum Kind: Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Staatsangehörigkeit
• Angaben zu den Sorgeberechtigten samt Kontaktdaten
• Angaben zur bisherigen Betreuung, etwa die Kindertageseinrichtung
• Je nach Land Angaben zur Religionszugehörigkeit oder zum Sprachstand
• Gelegentlich Gesundheitsangaben, etwa zum Masernschutz oder zu einem Förderbedarf

Die letzten beiden Gruppen wiegen schwerer als der Rest. Religionszugehörigkeit und Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten, für die strengere Regeln gelten. Es lohnt sich, bei jedem Feld einmal zu fragen: Brauchen wir das wirklich, und zwar jetzt schon?

Worauf sich die Verarbeitung stützt

Hier liegt ein verbreitetes Missverständnis. Für die Anmeldung an einer öffentlichen Schule braucht ihr in aller Regel keine Einwilligung der Eltern: Die Verarbeitung stützt sich auf die schulgesetzliche Aufgabe, nicht auf ein Ja oder Nein der Familie. Das ist auch gut so, denn eine Einwilligung wäre jederzeit widerrufbar, und ein Anmeldeverfahren, das damit zusammenbricht, hilft niemandem.

Anders sieht es bei allem aus, was über die Pflichtaufgabe hinausgeht. Ein Foto für die Schulhomepage, eine Angabe zur Zugehörigkeit zu einem Förderverein oder die Weitergabe an einen Ausrichter der Ganztagsbetreuung: Dafür ist eine gesonderte, freiwillige Einwilligung der richtige Weg, und sie gehört sauber getrennt vom Pflichtteil des Formulars.

Was genau in eurem Land gilt, steht im Schulgesetz und in der jeweiligen Schuldatenschutzverordnung. Die Formulierungen unterscheiden sich, das Grundmuster ist überall dasselbe.

Wie lange ihr die Daten behaltet

Aufbewahrungsfristen sind Landesrecht und dazu je nach Datenart verschieden. Praktisch wichtiger als die genaue Zahl ist, dass ihr drei Fälle auseinanderhaltet:

1. Aufgenommene Kinder. Die Anmeldedaten gehen in die Schülerakte über und folgen deren Fristen.
2. Nicht aufgenommene Kinder, etwa nach einem Umzug oder einer Zurückstellung. Hier gibt es keinen Grund, die Daten dauerhaft zu behalten.
3. Angefangene, nie abgeschickte Anmeldungen. Der Fall wird gern vergessen, sammelt sich aber über die Jahre an.

Ein knappes Löschkonzept, das diese drei Fälle benennt, ist schnell geschrieben und beantwortet die meisten Rückfragen von selbst.

Wenn ein Dienstleister im Spiel ist

Sobald ein externes Werkzeug die Daten verarbeitet, braucht ihr einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das gilt auch für Lösungen, die nichts kosten. Gerade kostenlose Formularwerkzeuge sind hier ein häufiger Stolperstein, meist aus drei Gründen: Der Anbieter schließt keinen solchen Vertrag, die Daten liegen außerhalb der EU, oder es ist schlicht nicht erkennbar, was mit ihnen sonst noch geschieht.

Ein paar Fragen, mit denen ihr einen Anbieter zügig einschätzen könnt:

• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und zwar unterschriftsreif und ohne Nachfragen?
• Wo stehen die Server, und wer hat Zugriff darauf?
• Sind die Daten verschlüsselt gespeichert, und wer hält den Schlüssel?
• Lassen sich Daten auf Verlangen einzeln löschen?
• Was passiert mit allem, wenn ihr den Vertrag beendet?

Wenn eine dieser Fragen ausweichend beantwortet wird, ist das ein brauchbares Signal.

Auskunft und Löschung im Alltag

Eltern dürfen wissen, welche Daten ihr über ihr Kind gespeichert habt, und Falsches dürfen sie berichtigen lassen. In der Praxis kommt das selten vor, und wenn, dann meist im Zusammenhang mit einer Trennung oder einem Umzug. Zwei Dinge machen es leichter: Ihr wisst, wo die Daten überall liegen, und ihr könnt nachvollziehen, wer sie zuletzt geändert hat.

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Wie Schulhamsta dabei hilft

Die personenbezogenen Daten jeder Schule sind mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt abgelegt, sodass keine Schule die Daten einer anderen sehen kann. Aufbewahrungsfristen hinterlegt ihr selbst, danach werden die Daten automatisch gelöscht. Jeder Zugriff und jede Änderung an den Daten eines Kindes ist protokolliert, was Auskunftsersuchen deutlich entspannter macht.

Die Unterlagen für eure Datenschutzbeauftragte, also Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitungsverzeichnis und Löschkonzept, findet ihr im Datenschutz-Center. Wie das Verfahren insgesamt abläuft, steht auf der Produktseite zur Schulanmeldung.